Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng rất quan trọng trong cuộc sống hàng ngày. Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì? Làm thế nào để nâng cao kỹ năng này, cùng chúng tôi theo dõi ngay bài viết dưới đây.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mọi mục tiêu đề ra. Vì thời gian có hạn, bạn càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt, quỹ thời gian sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả công việc làm ra, không dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay chậm.

Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

Vẫn là một ví dụ điển hình trong giáo án kỹ năng quản lý thời gian, cùng một khối lượng công việc như nhau với thời gian xác định, có những người làm việc rất nhẹ nhàng mà kết quả lại cực kỳ tốt nhưng có những người luôn bận rộn với áp lực và căng thẳng vì không biết mình phải làm gì và cuối cùng kết quả đạt được lại không như mong đợi. Hơn nữa, kỹ năng quản lý thời gian được vận dụng rất nhiều trong quản lí doanh nghiệp như chiến lược 5s, chiến lược cá voi xanh…

Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian

Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian

Tìm hiểu thêm: Kỹ năng thuyết phục

Tăng năng suất làm việc

Một người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ biết cách sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên và đặt mục tiêu phải hoàn thành nó trong thời gian xác định. Nhờ có danh sách này mà bạn có thể tập trung vào các mục tiêu hàng đầu để hoàn thành trước, từ đó áp lực sẽ được giảm đi đáng kể và hiệu suất làm việc cũng cao hơn so với người khác.

Rèn luyện khả năng quyết định và giảm bớt áp lực

Nếu không có kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc, bạn sẽ không biết mình phải làm gì trước tiên và những công việc mình đang làm sẽ đi đến đâu. Điều này khiến cho bạn luôn trong trạng thái căng thẳng, áp lực vì không biết mình còn cách vạch đích bao xa.

Thêm vào đó, những người không có kế hoạch trước cho công việc của mình thường rất dễ lãng phí thời gian vào những thứ không cần thiết và chính điều này đôi khi sẽ dẫn tới những quyết định sai lầm do thiếu thời gian để nhìn nhận, đánh giá sự việc.

Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động

Với một kế hoạch chi tiết và rõ ràng, vấn đề liên quan tới áp lực từ deadline sẽ không còn quá nặng nề mà ngược lại bạn sẽ chủ động hơn trong từng hành động của mình. Do vậy, kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả có vai trò vô cùng lớn trong việc hạn chế thói quen xấu, bệnh trì hoãn của con người và tạo động lực hành động.

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Xác định mục tiêu trong khoảng thời gian cụ thể

Xác định mục tiêu là một trong những bước quan trọng nếu bạn muốn sỡ hữu thời gian biểu hiệu quả. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Sau khi đã xác định được mục tiêu, bạn cần phải lên lịch trình cụ thể, dự trù khoảng thời gian để hoàn thành mục tiêu đó. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian bạn sẽ dễ dàng quản lý sát sao công việc và tránh tình huống bỏ quên hay “trôi task”.

Liệt kê những công việc cần phải làm

Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được các công việc cần phải hoàn thành. Điều này sẽ giúp bạn không mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì và nên làm gì, giúp bạn tập trung hơn rất nhiều.

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Xem thêm: Kỹ năng phản hồi

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian để đánh giá mức độ quan trọng của từng việc, việc nào cần phải làm trước, việc nào có thể để lại sau. Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại. Việc sắp xếp còn giúp bạn bớt căng thẳng và theo dõi công việc tốt hơn.

Lên thời gian cụ thể cho từng công việc

Cách quản lý thời gian hiệu quả nhất là bạn nên lên thời gian cụ thể cho từng công việc như: Xác định thời gian bắt đầu, thời gian thực hiện, thời gian kết thúc và tổng thời gian để hoàn thành công việc đó là bao lâu. Khi đó bạn sẽ có một bản kế hoạch chi tiết và thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết quả công việc và không bị lãng phí những khoảng thời gian quý giá.

Lựa chọn nơi làm việc và khoảng thời gian phù hợp

Và thêm một nguyên tắc nữa chính là bạn nên sắp xếp nơi làm việc khoa học, để dễ tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết. Bạn cũng nên sắp xếp khoảng thời gian làm việc, nghỉ ngơi, vui chơi một cách hợp lý để đảm bảo sức khoẻ và hoàn thành công việc tốt nhất.

Hy vọng rằng đến đây thì bạn đã biết quản lý thời gian là gì? Hãy bắt đầu kỹ năng quản lý thời gian ngay hôm nay để làm việc, học tập một cách hiệu quả hơn nhé!

Facebook Comments Box