Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp phổ biến, đây là hình thức giao tiếp nhanh và tiện lợi nhất hiện nay. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này!
Mục Lục
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại là gì?
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người gọi
Cân nhắc thời điểm gọi
Lựa chọn thời điểm cũng như thời lượng gọi điện là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại đầu tiên mà bạn cân nhắc tới. Bởi người nghe có bắt máy không, cuộc gọi có đem lại hiệu quả như mong muốn hay không phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố này.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người gọi
Xem thêm: Kỹ năng ăn nói
Về vấn đề thời điểm, ngoài những cuộc gọi khẩn cấp thì bạn nên tránh gọi cho đối phương vào những khung giờ nhạy cảm như đêm khuya hay giờ dùng bữa để tránh ảnh hưởng đến giờ giấc sinh hoạt và gây khó chịu cho người cầm máy. Ngoài ra, nếu nội dung bạn cần diễn đạt không thể một lời nói hết thì bạn nên tham khảo trước ý kiến của đối phương xem họ có đang thật sự sẵn sàng nghe máy hay không.
Hãy mở đầu bằng lời chào hỏi
Lời chào hỏi không chỉ giúp bạn thể hiện thái độ tôn trọng, lịch sự với người cầm máy mà còn giúp cuộc hội thoại có một khởi đầu suôn sẻ và dễ chịu nhất. Chào hỏi là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại cơ bản nhất mà chúng ta không nên bỏ qua.
Chuẩn bị trước nội dung cần nói
Không nên để bản thân rơi vào thế bị động khi bạn là người gọi điện nhưng lại không biết phải nói gì. Đặc biệt kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại, khi nói chuyện với khách hàng nếu bạn cứ ngập ngừng, ngắt cứ thì còn có thể khiến khách hàng thêm khó chịu và mất thời gian cho cả hai bên. Tốt hơn hết bạn nên sắp xếp trong đầu hay ghi ra giấy những nội dung cần nói và diễn đạt chúng theo cách tự nhiên nhất có thể.
Giọng nói cần từ tốn, rõ ràng với cao độ vừa phải
Cách giao tiếp qua điện thoại vốn không thể rõ ràng bằng giao tiếp trực tiếp nên trong quá trình trao đổi bạn cần trang bị cho mình kỹ năng giao tiếp qua điện thoại bằng giọng điệu từ tốn, rõ ràng, với tông giọng vừa phải và tốc độ nói không quá chậm cũng không quá nhanh.
Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi
Một câu chúc tốt lành, một lời tạm biệt thân tình hay một lời cảm ơn với đối phương đều là những phép lịch sự giúp bạn ghi điểm trong mắt người cầm máy. Ngoài ra, đây cũng là tín hiệu cần thiết giúp cả hai bên nắm chắc được rằng cuộc trò chuyện đã kết thúc.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người nghe
Nếu có thể, hãy bắt máy nhanh
Nếu đang ở tâm thái sẵn sàng đón nhận cuộc gọi thì bạn hãy bắt máy ngay để người gọi không phải chờ đợi quá lâu. Nếu cuộc gọi đến vào lúc bạn không sẵn máy thì hãy thể hiện phép lịch sự bằng cách gọi lại và đề cập đến lý do mà trước đó bạn không thể bắt máy. Đây là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại thiết yếu mà bạn cần nắm vững nếu muốn trở thành người khéo léo và nhiệt thành trong mắt đối phương.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người nghe
Xem thêm: Kỹ năng quản lý
Thể hiện thái độ tích cực
Dù không thể hiện một cách rõ ràng như trong đối thoại trực tiếp nhưng người nghe vẫn có thể cảm nhận một phần thái độ của bạn trong cuộc trò chuyện. Việc bạn tiếp nhận, cởi mở và thoải mái đón nhận hội thoại sẽ khiến gọi cảm thấy được tôn trọng và dễ dàng chia sẻ hơn.
Đừng để đối phương độc thoại
Chủ động tương tác là một kỹ năng giao tiếp qua điện thoại quan trọng mà nhiều người thường bỏ qua. Thực tế, khi người gọi đã cất công để chuẩn bị nội dung chia sẻ với bạn thì bạn bạn cũng nên đáp lại bằng cách lắng nghe, trả lời hay chia sẻ những cảm nhận của riêng mình.
Nhắc lại nội dung trò chuyện
Khi kết thúc cuộc, bạn nên nhắc lại những nội dung chính mà mìkỹ năng giao tiếp qua điện thoạinh vừa được nghe để khẳng định với người gọi xem họ có còn bỏ sót điều gì hay không. Ngoài ra kỹ năng giao tiếp qua điện thoại này còn thể hiện bạn đã rất chăm chú lắng nghe cuộc trò chuyện, giúp người gọi hài lòng và cảm thấy mình được tôn trọng.
Hy vọng rằng những chia sẻ trong bài viết trên đây là hữu ích với bạn và chúc bạn luôn hạnh phúc, thành công trong cuộc sống.
